Нікопольського району Дніпропетровської області

СЬОМЕ  СКЛИКАННЯ

СОРОКОВА  СЕСІЯ 

Р І Ш Е Н Н Я               

від  26 березня   2019  року № 798 - 40/VІІ

с. Чкалове

Про зміну офіційної електронної поштової скриньки Чкаловської сільської ради

З метою забезпечення належного рівня технічного захисту та недопущення і попередження фактів витоку інформації, враховуючи рішення сесії від від  15 лютого  2019 року № 781 - 39/VІІ «Про функціонування офіційного веб-сайту Чкаловської ОТГ», керуючись пунктом 8 частини першої статті 26, статтею 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Законами України «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», постановою Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2015 р.

№ 851 «Вимоги до доменних імен державних органів в українському сегменті Інтернету» Чкаловська сільська рада вирішила:

Змінити офіційну поштову скриньку Чкаловської сільської ради з 20238850@ukr.net на info@chkalove.otg.dp.gov.ua.

• Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію сільської ради з  питань планування, фінансів, бюджету та соціально- економічного розвитку(Мудра).

Сільський голова                                   О.А. Чернов

П О Л О Ж Е Н Н Я

про корпоративну електронну пошту

Чкаловської сільської ради

1. Загальні положення

1. Це Положення регламентує порядок роботи корпоративної електронної пошти Чкаловської сільської ради (далі – електронна пошта).

2. Система електронної пошти використовує адреси електронної пошти в доменній зоні DP.GOV.UA

3. В електронній пошті використовуються наступні електронні скриньки (далі – скриньки):

• офіційна скринька Чкаловської сільської ради - info@chkalove.otg.dp.gov.ua, її структурних підрозділів (далі – загальні скриньки);

• особисті скриньки працівників (далі – персональні скриньки);

• службові та технічні скриньки, призначені для організації певних видів діяльності та реалізації окремих проектів (далі – спеціальні скриньки).

4. Система електронної пошти використовується для службового листування в тому числі і в інформаційних цілях, з метою оповіщення, організації роботи, забезпечення внутрішніх та зовнішніх комунікацій.

2. Особливості організації роботи електронної пошти

1. Функціонування системи електронної пошти забезпечується комунальним підприємством «Головний інформаційно-комунікаційний і науково-виробничий центр» Дніпропетровської обласної ради» (далі – КП «ГІКНВЦ» ДОР»)

2. Секретар сільської ради або відповідальний за організаційне забезпечення функціонування корпоративної електронної пошти Чкаловської сільської ради (далі – Адміністратор електронної пошти):

• веде облік скриньок, моніторинг користування електронною поштою, забезпечує реєстрацію, обслуговування, переделегування, блокування, скасування скриньок за погодженням з КП «ГІКНВЦ» ДОР»;

• надає інформаційно-консультативну підтримку працівникам сільської ради з питань роботи з електронною поштою, здійснює технічне (видалити – якщо ГІКНВЦ), методичне, організаційне та інформаційне забезпечення роботи електронної пошти;

3. З метою належного ведення обліку скриньок, Адміністратору електронної пошти, систематично надається секретарем сільської ради  інформація про прийняття або звільнення працівників.

3. Вимоги до адрес електронної пошти

1. Адреса має бути унікальною. Вимога унікальності означає, що в межах системи електронної пошти не повинно бути двох облікових записів із однаковими адресами.

2. Адреса має складатись виключно з літер латинського алфавіту, арабських цифр та символів: крапки, дефісу, нижнього підкреслення. Не може починатися чи закінчуватися з символів: крапки, дефісу та нижнього підкреслення.

3. Адреси персональних скриньок формуються наступним чином:

• ім'я працівника (транслітерація латинськими літерами);
• крапка;
• прізвище працівника (транслітерація латинськими літерами).

4. Для забезпечення унікальності адреси може додаватися перша літера по батькові або інші літери згідно з пунктом 2 цього підрозділу.

5. Адреси скриньок структурних підрозділів формуються за найменуванням таких підрозділів та мають представлятися у вигляді абревіатури, слова або словосполучення, що є значущою складовою найменування.

6. Адреси спеціальних скриньок формуються з урахуванням мети їх використання та мають бути погоджені з Управлінням інформаційних технологій та електронного урядування (далі – Адміністратором DP.GOV.UA).

4. Реєстрація (делегування) адреса

• Заявка на реєстрацію скриньок надсилається у паперовому та електронному вигляді за встановленою формою (додаток 1) до Адміністратора DP.GOV.UA.
• Строк розгляду заявки складає 3 (три) робочих дні. За наслідками розгляду розпорядник системи електронної пошти зобов'язаний створити скриньку та делегувати її адресу, або надати мотивовану відмову.

2. Кожен працівник сільської ради, має змогу отримати у користування виключно одну персональну скриньку.

3. Адреси загальних скриньок створюються за поданням керівників структурних підрозділів сільської ради.

4. Адреси спеціальних скриньок створюються за ініціативи керівників або працівників, яким доручено проведення відповідних службових дій. За належної аргументації щодо необхідності виділення спеціальних скриньок, реєстрація проводиться в межах кількості, що запитується.

5. Адреси спеціальних скриньок можуть бути зареєстровані на певний термін, про що зазначається у заяві на реєстрацію.

5. Переделегування адрес та поновлення доступу

1. Заявка на переделегування адрес надсилається у встановленій електронній формі (додаток 1) розпорядника системи електронної пошти Адміністратора DP.GOV.UA за адресою: abx@giknpc.com.ua та на поштову адресу.

2. Строк розгляду заявки складає 3 (три) робочих дні. За наслідками розгляду розпорядник системи електронної пошти зобов'язане переделегувати адресу або надати мотивовану відмову.

3. Адреси загальних скриньок та адреси спеціальних скриньок можуть бути переделеговані за ініціативи набувача та за згодою керівництва сільської ради.

4. Адреси персональних скриньок переделегуванню не підлягають.

5. Поновлення втрачених реквізитів доступу до облікового запису електронної пошти здійснюється шляхом подання користувачем відповідної заявки до Адміністратора DP.GOV.UA.

6. Блокування адрес

1. Адміністратор DP.GOV.UA блокує доступ до скриньок, що використовуються в системі електронної пошти, у випадках:

1) здійснення розсилки листів, що містять шкідливі програми, спам, інформацію, поширення якої заборонено чинним законодавством;

2) використання персональних адрес електронної пошти для цілей, що не пов'язані виконанням службових обов'язків.

2.  Адміністратор DP.GOV.UA протягом робочого дня повідомляє про блокування скриньки Адміністратора електронної пошти сільської ради.

3. Блокування поштової скриньки може бути припинено Адміністратором DP.GOV.UA при усуненні причин блокування. Про припинення блокування розпорядник інформує Адміністратора електронної пошти сільської ради.

7. Скасування та зміна адрес, додавання та анулювання псевдонімів, видалення скриньок

1. Скасування адреси персональної скриньки працівника та її видалення здійснюється:

• за його власною заявою;
• у разі його звільнення;
• у разі систематичних порушень працівником цього Положення.

2. Скасування загальних скриньок сільської ради здійснюється у разі ліквідації цих структурних підрозділів або їх реорганізації. Якщо змінюється найменування підрозділу, то можлива зміна адреси скриньки або її скасування з наступною реєстрацією нової.

3. Адреси спеціальних скриньок підлягають скасуванню після досягнення мети задля якої вони були створенні або закінчення терміну їх дії.

4. Процедура скасування передбачає призупинення роботи адреси протягом одного місяця і безповоротного видалення скриньки по закінченню цього строку. Поновлення адреси можливе до безповоротного видалення, якщо призупинення роботи сталося внаслідок помилки.

5. Зміна адреси можлива у разі зміни користувачем прізвища, або при обґрунтованій необхідності у коригуванні адреси. Для зміни адреси необхідно надіслати заявку у встановленій електронній формі (додаток 1) Адміністратора DP.GOV.UA за адресою: abx@giknpc.com.ua. При зміні адреси всі дані та налаштування скриньки зберігаються.

6. Для зручності користування скринькою до її основної адреси (дивитися пункт 3 підрозділу 3) можна додати один чи більше псевдонімів.

Псевдонім можна використовувати замість назви скриньки та у якості логіну.

Додавання та анулювання псевдонімів здійснюється в разі технічної можливості та за відсутності дублювання у системі за зверненням власника скриньки у встановленій електронній формі (додаток 1) Адміністратора DP.GOV.UA за адресою: abx@giknpc.com.ua.

8. Права та обов'язки користувачів електронної пошти

1. Працівники сільської ради зобов'язані використовувати електронну пошту при здійсненні своїх посадових обов'язків, у тому числі відправляти і отримувати електронні листи (далі – листи) внутрішнім і зовнішнім кореспондентам з використанням адреси персональної скриньки.

2. Відправлення та отримання листів з використанням адрес загальних скриньок структурних підрозділів сільської ради і спеціальних скриньок здійснюється відповідно керівниками та/або іншими працівниками за дорученням безпосереднього керівника, відповідального за певний вид діяльності.

3. Працівникам сільської ради рекомендується перевіряти надходження електронної пошти на адресу своєї скриньки постійно, якщо це неможливо, то не менше чотирьох разів (8.00, 11.00, 14.00, 17.00) протягом робочого дня.

4. Працівник сільської ради, при підготовці листа повинен:

• вказувати тему листа, відповідну його змісту;
• у разі, якщо до листа додаються файли-вкладення, вказати на дану обставину в основному тексті листа;
• в кінці листа розмістити свій підпис (прізвище, ім'я, по батькові), вказівку на свою посаду, місце роботи, робочий телефон.

5. Працівник сільської ради не має права:

• використовувати електронну пошту для цілей, не пов'язаних з виконанням посадових обов'язків;
• повідомляти пароль доступу до адреси скриньок іншим особам;
• здійснювати масову розсилку листів зовнішнім адресатам, в тому числі листів рекламного характеру;
• розсилати листи, що містять:
• державну таємницю, конфіденційну інформацію та персональні дані громадян у відкритому вигляді (за відсутності згоди останніх), матеріали, використання яких порушує права інтелектуальної власності;
• недостовірну інформацію, а також інформацію, що ображає честь і гідність інших осіб, що ганьбить ділову репутацію, пропагує ненависть та/або дискримінацію людей за расовими, етнічними, статевими, релігійними, соціальними ознаками, що закликає до вчинення протиправних дій;
• матеріали, що містять віруси або інші комп'ютерні коди, файли, програми, призначені для порушення, знищення або обмеження
• функціональності будь-якого комп'ютерного або телекомунікаційного обладнання;
• програми для здійснення несанкціонованого доступу.

6. У разі порушення вимог цього Положення, працівник може бути притягнутий до дисциплінарної, адміністративної або кримінальної відповідальності згідно із законом.

Додаток 1

до Положення

ЗАЯВКА

Прошу зареєструвати, переделегувати, скасувати, поновити реквізити

(потрібне підкреслити)

адреси в системі корпоративної електронної пошти обласної державної

адміністрації vin.gov.ua

Адреса e-mail

 Адреса структурного підрозділу

 Персональна адреса працівника

 Спеціальна адреса

Мета використання спеціальної адреси

та термін дії

Інформація про заявника:

Структурний підрозділ

Посада

Робочий телефон

Моб. телефон

Прізвище

Ім’я

По-батькові

З положенням про корпоративну електронну пошту Вінницької

облдержадміністрації та Бершадської райдержадміністрації ознайомлений.

____________ ____________________

(підпис) (прізвище, імя, по батькові )

«__»________ 201__ року

Начальник відділу (сектору)

_________________ ______________ ____________________

(підпис) (прізвище, ім’я, по батькові)

«__»_________ 201__ року

Електронну адресу зареєстровано (не зареєстровано):

Співробітник управління інформаційних

технологій апарату облдержадміністрації ______________________________

«__»__________ 201__ року